Frequently Asked Questions

English Version

The Alumni Grant Scheme (AGS) aims to support Australian alumni to apply and share the knowledge and experience they have gained during their studies in Australia and help strengthen links between Indonesia and Australia.
The specific objectives of the AGS are:

  • to provide alumni with opportunities to enhance and capitalise on their knowledge and skills to improve practice in their professional fields and communities;
  • to develop, maintain and strengthen professional linkages and partnerships between alumni and the Australian government, and Australian businesses, organisations and educational institutions;
  • to connect alumni to each other across disciplines and professions, organisations and institutions, and geographic areas in order to share good practice and create opportunities for collaboration;
  • to develop a network of alumni who view Australia’s capabilities and credentials in a positive light; and,
  • to showcase Australia’s excellence as a global provider of high quality education and research.

The AGS is open to all Indonesians who have graduated from a recognised Australian tertiary institution, including:

  • recipients of Australian Government scholarships such as Colombo Plan Scholars, Australia Awards Long-Term Award recipients, Australian Defense Program participants, Australian DIBC Program participants, and Australian Endeavour Scholarship recipients; 
  • recipients of Government of Indonesia scholarships;
  • private fee-paying students;
  • participants in Australia Awards Fellowships and Short Courses and the Department of Immigration, Customs and Border Control ELICOS program; and
  • participants in Australian government hosted programs including the Australia Indonesia Muslim Exchange Program, Bridge Project, Australia Indonesia Youth Exchange Program, and visiting journalist programs.

We may ask you to provide a copy of your testamur, statement of graduation or other document to prove you are eligible. 

Grant applications may be submitted by individual alumni, groups led or co-led by alumni, or organisations involving alumni.  Groups may include people who are not alumni and there is no limit to the number of people within a group. 

The AGS supports a range of projects and activities that contribute to its objectives.  Activities eligible for funding include, but are not limited to:

  • Training, workshops and seminars;
  • Capacity building, mentoring or coaching;
  • Research and research-related activities;
  • R&D and innovation;
  • Knowledge and technology transfer;
  • Professional networking programs;
  • Public awareness campaigns;
  • Organisational or institutional strengthening; and,
  • Community development activities.

Category 1: Project Grant

The Project Grant provides up to AUD 10,000 for you to undertake your initiative. In addition, we offer two additional funds to the Project Grant. These are the Partnering Fund and the Matching Fund.

  • Partnering Fund. While the AGS is about utilising your skills and knowledge, we also want you to maintain and build your links to Australia, thus we have introduced the Partnering Fund. This provides you with an additional AUD 2,000 (raising the maximum grant to AUD 12,000) if your project is in partnership with an Australian organisation.
  • The Matching Fund is to encourage a sense of entrepreneurship in development and to reward those who actively seek funding sources to support delivery of their project. With the Matching Fund we will provide you with an additional 50% of a third party contribution, to a maximum of AUD 3,000.

Thus the overall budget for an AGS project that engages with an Australian partner organisation and brings its own funding can receive up to AUD 15,000.

Category 2: Follow-on Grant

The Follow-on Grant is intended to scale-up or conduct follow-up activities of your AGS project. If you were previously awarded an AGS, and you wish to continue delivering your project, you may also apply for a grant of up to AUD 10,000.

Note: You will need to demonstrate that your current project is achieving the objectives you stated in the original if you wish to apply for a Follow-on Grant.

We open applications for the AGS twice a year, usually in April  and November.  These are advertised through the Global Alumni and Australia Awards Indonesia websites and social media platforms.  Applications are not normally accepted outside the advertised rounds.

You will need to submit an application through the https://www.australiaglobalalumniinindonesia.org/grants/alumni-grant-scheme-2018-round-1-5/register If you need more information please see the Help Guide for Applicants

To apply for a grant, you will need to fill out the online application form on the SmartyGrants website. You will be asked to provide:  

  • the name of the project;
  • a brief description of the project (including a list of its main activities);
  • the proposed objectives and anticipated outcomes of the project;
  • the beneficiaries of the project;
  • how the project addresses the selection criteria;
  • how the outcomes of the project will be assessed (including any performance targets);
  • the potential risks to the project and how these will be managed;
  • how the project will be publicised and promoted, and,
  • the proposed budget and schedule of activities.

If your project involves a partnership with an Australian organisation, business or other institution, you will need to upload a letter of support through SmartyGrants. If you are requesting matching funds, you will need to provide information on other contributions, including letters of commitment and the amount of funds.  If you are applying for a follow-on grant, you should include evidence of your project’s performance and effective financial management. 

You can find guidelines on preparing grant proposals and budgets in the AGS Grant Guidelines. You will need to submit your applications in English and make sure that your budget is calculated in IDR, except where there are expenses in other currencies.

Grant applications are assessed against the following criteria:

  1. The project has clearly defined objectives consistent with one or more objectives of the AGS. 
  2. The project is linked to the knowledge and skills gained through the applicant’s study program in Australia and/or professional experience.
  3. The project addresses an issue of strategic value to Australia and/or Indonesia in relation to at least one of the following priority development areas: effective economic institutions and infrastructure; human development for a productive and healthy society; and an inclusive society through effective governance.
  4. The project offers potential to establish sustainable linkages between Australia and Indonesia and/or showcases Australia’s capabilities and credentials. 
  5. The project will have a measurable and tangible impact.  The application should demonstrate how this impact will be measured.
  6. The project has a clear and realistic strategy for achieving its objectives within the stated timeframe, including sufficient budget and an appropriate assessment of risk.
  7. The project represents value for money, including by leveraging contributions from third parties.  Value for money is defined as economy (spending less), efficiency (spending well), effectiveness (spending wisely), and equity (spending fairly).  

Information on the weighting of these criteria is available in the AGS Grant Guidelines.

You must normally be able to use the grant funds within 12 months of the grant being awarded.  If you think your project or activity will be delayed, you should advise Australia Awards Indonesia in writing.  If you have already received the funds and your project cannot go ahead within the year, we will ask you to return the funds.

You can only use grant funds for carrying out the activities you described in your grant application.  If you want to make any changes to the project or an activity within it you should request approval from Australia Awards Indonesia in advance.

You should also request approval from Australia Awards Indonesia in advance if your project or activity will be carried out by a person or organisation that was not mentioned in your application.

Once you have been advised that your application has been successful, we will prepare a grant agreement for you to sign. The full terms and conditions of your grant will be set out in this agreement.  We cannot pay any grant funds until we have received a signed grant agreement from you.

All grants are paid in IDR in tranches.  Normally, we will pay 70 percent of the grant when you return the signed grant agreement to us and the remaining 30 percent within 30 days of us receiving a satisfactory Activity Completion Report and Financial Report from you.  We will pay 100 per cent of any matching funds in the final tranche of the grant payment.

We can only provide additional funding for a project through a follow-on grant. You will need to apply for a follow-on grant during one of the advertised rounds and provide us with evidence that your project is performing well and that you are managing the grant funds efficiently and effectively.

We will pay you the actual amount it costs to implement your project. We use your Financial Report to work this out and adjust the final tranche payment to take this into account. If you spent the budget less that the first tranche, you need to return the balance of the fund

If you are not able to finish the project, we will ask you to return all or part of the grant funds.  We will work out how much of the funds you need to return based on whether there were any circumstances outside of your control and how much of the project or activity was already completed.

You should acknowledge Australian funding in the activities you carry out as part of your project and in any publicity. We encourage you to promote your projects in traditional and online media but please talk to us in advance about any publicity. We will provide you with further information about branding and publicity in the Grant Orientation workshop.

Testamur is statement of graduation or other documentary evidence to prove their eligibility as an Australia alumni, such as;

  • Graduation/degree of certificate
  • Statement of graduation (temporary, if the certificate is not yet available, provided by University)
  • Short course/ fellowship certificate
  • Statement letter as participants of Australia - Indonesia Muslim Exchange Program or Australia - Indonesia Youth Exchange Program that provided by the committee.

Bahasa Indonesia Version

Skema Hibah Alumni bertujuan untuk mendukung alumni dari Australia untuk membagi pengetahuan dan pengalaman yang telah mereka dapatkan selama menjalani pendidikan di Australia, serta memperkuat hubungan antara Indonesia dan Australia.

Tujuan utama dari Skema Hibah Alumni adalah:

  • memberikan kesempatan kepada alumni untuk menambah dan memanfaatkan pengetahuan serta keahlian yang mereka miliki dengan praktik kerja yang lebih baik di lingkungan profesional dan komunitas;
  • mengembangkan, menjaga, dan memperkuat hubungan dan kemitraan profesional dengan pemerintah, dunia usaha, organisasi, dan institusi pendidikan Australia;
  • membangun hubungan antara alumni yang bekerja di berbagai bidang ilmu dan profesi, organisasi dan institusi, serta area geografis sehingga bisa saling berbagi mengenai praktik kerja yang baik dan membuka peluang untuk bekerjasama; 
  • mengembangkan jaringan alumni yang melihat kemampuan dan identitas Austalia dalam sudut pandang yang positif; dan,
  • menunjukkan keunggulan Australia sebagai penyedia pendidikan dan penelitian yang berkualitas tinggi dan berskala global.

Skema Hibah Alumni terbuka bagi semua warga negara Indonesia yang telah menyelesaikan studi pada institusi pendidikan tinggi yang diakui di Australia, termasuk:

  • penerima beasiswa pemerintah Australia seperti beasiswa Colombo Plan,  beasiswa pascasarjana Program Pertahanan Australia, program DIBC Australia, dan beasiswa Endeavour Australia;
  • penerima beasiswa dari pemerintah Indonesia;
  • mahasiswa dengan biaya sendiri;
  • penerima beasiswa Australia Awards,  kursus singkat, dan program kursus intensif Bahasa Inggris untuk mahasiswa asing (ELICOS) di Departemen Imigrasi, Bea Cukai, dan Pengawasan Perbatasan;
  • peserta program yang diselenggarakan oleh pemerintah Australia seperti Program Pertukaran Muslim Australia Indonesia, Program Pertukaran Pemuda Australia Indonesia, dan Program Kunjungan Jurnalis.

Kami mungkin akan meminta anda untuk memberikan salinan dokumen pendukung, pernyataan kelulusan, atau dokumen lainnya untuk membuktikan bahwa anda layak mendapatkan hibah.

Permohonan hibah bisa diajukan oleh alumni secara individu, kelompok – yang dipimpin atau diwakili alumni – atau organisasi yang melibatkan alumni. Kelompok boleh berisikan orang-orang yang bukan merupakan alumni penerima beasiswa pemerintah Australia dan tidak ada batas maksimal jumlah orang dalam satu kelompok.

Skema Hibah Alumni mendukung berbagai proyek dan kegiatan yang memberikan kontribusi terhadap tujuan program. Kegiatan berikut memenuhi syarat pendanaan, tetapi tidak terbatas pada:

  • pelatihan, lokakarya, dan seminar;
  • Peningkatan kapasitas, bimbingan atau pelatihan;
  • Riset akademis dan kegiatan yang berkaitan dengan penelitian;
  • Penelitian dan pengembangan serta inovasi;
  • Transfer ilmu dan teknologi;
  • Program untuk menambah jaringan profesional;
  • Kampanye kesadaran masyarakat;
  • Penguatan organisasi atau institusi; dan,
  • Kegiatan pengembangan masyarakat.

Kategori 1: Proyek Hibah

Proyek Hibah memberikan dana sampai dengan AUD 10.000 untuk menjalankan inisiatif yang sudah direncanakan. Selain itu, kami juga menawarkan dua pendanaan tambahan untuk Proyek Hibah, yaitu Dana Kemitraan dan Dana Pendamping.

  • Dana Kemitraan. Meskipun Skema Hibah Alumni mendorong pemanfaatan keahlian dan pengetahuan, kami juga ingin anda menjaga dan membangun jaringan di Australia, sehingga kami memperkenalkan Dana Kemitraan. Ini merupakan dana tambahan sebesar AUD 2.000 (meningkatkan maksimal hibah yang diterima sampai  AUD 12.000) apabila proyek yang dilakukan bekerjsama dengan organisasi Australia.
  • Dana Pendamping merupakan digunakan untuk mendorong jiwa wiraswasta dalam pembangunan dan menghargai mereka yang mencari sumber pendanaan secara aktif untuk mendukung pelaksanaan proyek. Melalui Dana Pendamping, kami akan memberikan tambahan dana sebesar 50% dari kontribusi dana yang diberikan oleh pihak ketiga sampai dengan maksimal AUD 3.000.

Dengan demikian, total anggaran untuk sebuah proyek Skema Hibah Alumni yang terkait dan bekerjasama dengan organisasi Australia serta mencari tambahan pendanaan dari pihak lain, bisa mendapatkan hibah maksimal AUD 15.000.

Kategori 2: Hibah Lanjutan

Hibah lanjutan bertujuan untuk meningkatkan atau melakukan kegiatan lanjutan dari proyek Skema Hibah Alumni. Jika sebelumnya anda mendapatkan Skema Hibah Alumni dan anda ingin melanjutkan pelaksanaan proyek, maka anda bisa mengajukan hibah maksimal sebesar AUD 10.000.

Catatan: Anda harus bisa menjelaskan dan menggambarkan bahwa proyek yang sedang dijalankan saat ini mulai mencapai target yang sudah ditetapkan sebelumnya jika ingin mendapatkan Hibah Lanjutan.

Kami membuka pendaftaran untuk Skema Hibah Alumni dua kali dalam satu tahun, biasanya di bulan Mei atau Novermber. Informasi pendaftaran akan disampaikan melalui situs Alumni Global dan Australia Awards Indonesia serta sosial media. Permohonan hibah biasanya tidak akan diterima apabila diajukan di luar periode yang telah ditentukan.

Anda harus mengajukan permohonan melalui portal online di https://www.australiaglobalalumniinindonesia.org/grants/alumni-grant-scheme-2018-round-1-5/register . Jika anda membutuhkan informasi lebih lanjut dalam menggunakan SmartyGrants, silakan melihat Help Guide for Applicants and Applicant FAQs

Untuk mengajukan hibah, anda harus mengisi formulir permohonan secara online pada situs SmartyGrants. Anda akan diminta untuk memberikan informasi mengenai:

  • judul proyek;
  • penjelasan singkat mengenai proyek (termasuk daftar kegiatan utama);
  • tujuan yang ingin dicapai dan hasil yang diharapkan dari proyek;
  • penerima manfaat dari proyek yang dilakukan;
  • bagaimana proyek tersebut memenuhi kriteria seleksi;
  • bagaimana hasil dari proyek akan dinilai (termasuk target kinerja);
  • potensi risiko dalam menjalankan proyek dan bagaimana mengelola risiko tersebut;
  • bagaimana proyek ini akan dipublikasikan dan dipromosikan; dan,
  • anggaran yang diajukan dan jadwal kegiatan.

Jika proyek yang akan anda kerjakan melibatkan kemitraan dengan organisasi, dunia usaha atau insititusi Austrlia lainnya, anda harus mengunggah surat pernyataan dukungan melalui SmartyGrants.

Jika anda mengajukan permohonan dana pendamping, maka anda harus memberikan informasi mengenai kontribusi dari pihak ketiga, termasuk surat perjanjian dan jumlah dana yang diberikan.

Jika anda mengajukan permohonan hibah lanjutan, maka harus dilampirkan bukti kinerja proyek yang sudah berjalan dan pengelolaan keuangan yang efektif.

Anda bisa menemukan panduan untuk mempersiapkan proposal dan anggaran dalam Pedoman Skema Hibah Alumni. Anda harus mengajukan proposal dalam bahasa Inggris dan memastikan bahwa anggaran dihitung dalam mata uang rupiah, kecuali ada pengeluaran tertentu dalam mata uang asing.

Proposal Skema Hibah Alumni dinilai berdasarkan kriteria berikut:

  1. Proyek mempunyai tujuan yang jelas dan konsisten dengan satu atau beberapa tujuan dari Skema Hibah Alumni.   
  2. Proyek berhubungan dengan ilmu pengetahuan dan keahlian yang didapat pada saat pemohon menjalani pendidikan di Australia dan/atau pengalaman professional.
  3. Proyek membahas masalah yang mempunyai nilai strategis terhadap Australia dan/atau Indonesia dan berkaitan dengan paling sedikit satu dari area pengembangan prioritas: institusi ekonomi yang efektif dan infrastruktur; pengembangan sumber daya manusia untuk masyarakat yang lebih produktif dan sehat; masyarakat yang inklusif melalui pemerintahan yang efektif.
  4. Proyek memberikan kesempatan/potensi untuk  membangun hubungan yang berkelanjutan antara Australia dan Indonesia dan/atau menunjukkan kemampuan dan identitas Australia. 
  5. Proyek harus mempunyai hasil yang terukur. Proposal harus menunjukkan bagaimana dampak dari proyek akan diukur. 
  6. Proyek harus memiliki strategi yang jelas dan realistis untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan, termasuk anggaran yang cukup dan penilaian risiko yang tepat.
  7. Proyek merepresentasikan”Value for money”, termasuk memanfaatkan kontribusi dana dari pihak ketiga. Value for money didefinisikan sebagai ekonomis (Penggunaan dana secara hemat), efisiensi (Penggunaan dana secara tepat), efektivitas (Penggunaan dana secara bijaksana), dan sesuai (Penggunaan dana sesuai peruntukannya).

Informasi mengenai bobot dari masing-masing kriteria bisa dilihat pada Pedoman Skema Hibah Alumni. 

Anda biasanya akan diberitahu jika proposal anda diterima dalam waktu enam minggu sejak tanggal penutupan periode pendaftaran.

Anda harus menggunakan dana hibah paling lama dalam waktu 12 bulan sejak dana tersebut diterima. Jika ternyata pelaksanaan proyek atau kegiatan akan ditunda, anda harus memberitahu Australia Awards Indonesia secara tertulis.  Jika anda sudah menerima dana hibah dan proyek tidak bisa dijalankan dalam batas waktu satu tahun, anda harus mengembalikan dana tersebut.

Anda hanya bisa menggunakan dana hibah untuk kegiatan yang sudah dijelaskan dalam proposal. Jika anda ingin membuat perubahan terhadap proyek atau kegiatan di dalamnya, anda sebelumnya harus mendapatkan persetujuan dari Australia Awards Indonesia.

Anda juga harus mendapatkan persetujuan dari Australia Awards Indonesia jika proyek atau kegiatan yang direncanakan akan dilaksanakan oleh individu atau organisasi yang tidak disebutkan di dalam proposal.

Ketika anda sudah mendapatkan pemberitahuan bahwa proposal anda diterima, kami akan mempersiapkan surat perjanjian hibah untuk ditandatangani. Semua syarat dan ketentuan dana hibah yang anda terima akan dijelaskan dalam perjanjian tersebut. Kami tidak akan memberikan dana hibah sebelum anda menandatangani surat perjanjian. 

Dana hibah dibayarkan secara bertahap dan dalam mata uang rupiah. Biasanya, kami akan memberikan 70% dari total dana setelah anda mengembalikan surat perjanjian yang sudah ditandatangani dan untuk sisa 30% akan diberikan dalam waktu 30 hari sejak kami menerima Laporan Penyelesaian Kegiatan dan Laporan Keuangan yang memuaskan dari anda. Kami akan memberikan 100% dana pendamping pada tahap akhir pemberian dana hibah.

Kami hanya bisa memberikan tambahan pendanaan untuk proyek hibah lanjutan. Anda harus mengajukan permohonan hibah lanjutan pada salah satu periode pendaftaran yang sudah diumumkan dan memberikan bukti bahwa proyek yang sedang dilakukan mempunyai kinerja yang bagus dan anda bisa mengelola dana hibah secara efisien dan efektif.

Kami akan memberikan jumlah biaya yang sebenarnya dibutuhkan untuk menjalankan proyek. Kami akan menggunakan Laporan Keuangan yang anda berikan untuk melihat kebutuhan dana yang sebenarnya dan menyesuaikan jumlah dana hibah yang akan diberikan pada saat pembayaran tahap akhir.  Jika dana yang digunakan lebih kecil dari jumlah dana yang diransfer pada tahap pertama, maka anda harus mengembalikan sisa dana tersebut.

Jika anda tidak bisa menyelesaikan proyek, kami akan meminta anda untuk mengembalikan semua atau sebagian dari dana hibah yang sudah diberikan. Kami akan menghitung berapa jumlah dana yang harus anda kembalikan dengan mempertimbangkan apakah proyek tersebut tdak bisa diselesaikan karena faktor eksternal diluar kontrol anda dan melihat sudah seberapa jauh proyek atak kegiatan dilakukan.

Kami akan meminta anda untuk memberikan laporan berdasarkan beberapa indikasi standar, tergantung kepada jenis proyek yang dilaksanakan. Kami juga akan meminta anda untuk memberikan analisis kualitatif terhadap pencapaian dan dampak pelaksanaan proyek. Kami akan membantu anda dalam melakukan hal ini, salah satunya melalui sesi pengawasan, evaluasi dan pelaporan selama periode Orientasi Hibah dan staf kami siap membantu anda selama pelaksanaan proyek.

Staf kami juga akan memantau kepatuhan dalam menjalankan perjanjian hibah selama periode pendanaan untuk meminimalkan risiko fidusia. Kami akan menghubungi anda setiap saat untuk meminta informasi mengenai kemajuan proyek anda.

Anda harus memberikan laporan naratif dan keuangan mengenai proyek yang dikerjakan. Jika proyek hibah atau hibah lanjutan berlangsung kurang dari 6 bulan, anda hanya perlu memberikan laporan pada saat proyek selesai. Jika proyek hibah atau hibah lanjutan berlangsung lebih dari 6 bulan, anda harus memberikan laporan pada saat proyek sudah separuh jalan dan pada saat proyek selesai.

 Anda bisa mendapatkan panduan dalam mempersiapkan Laporan Perkembangan Hibah dan Laporan Penyelesaian Hibah serta Laporan Keuangan Interim dan Laporan Keuangan dalam Pedoman Skema Hibah Alumni. 

Anda harus melaporkan semua dana hibah yang sudah digunakan dalam waktu 30 hari sejak proyek selesai. Jika anda menerima dana pendamping, anda harus mengeluarkan kontribusi dari pihak lain dalam Laporan Keuangan.

Harap diperhatikan bahwa kami membutuhkan salinan dari setiap faktur/kuitansi asli serta dokumentasi lainnya untuk semua pengeluaran yang telah disetujui. Anda harus menyimpan semua kuitansi asli dan catatan yang berkiatan dengan hibah minimal selama tujuh tahun dan memberikan semua laporan kepada kami apabila diminta.  

Anda harus menyatakan pendanaan dari Australia dalam melakukan semua kegiatan sebagai bagian dari proyek anda dan untuk publisitas. Kami mendorong anda untuk mempromosikan proyek yang anda kerjakan melalui media tradisional dan online, tetapi anda harus berkonsultasi dengan kami terlebih dahulu sebelum melakukan publikasi. Kami akan memberikan informasi lebih lanjut mengenai pencitraan dan publisitas pada saat lokakarya Oritentasi Hibah.

Testamur adalah pernyataan kelulusan atau bukti dokumen lainnya untuk membuktikan kelayakan mereka sebagai alumni Australia, seperti;

  • Ijazah/ Sertifikat kelulusan
  • Surat pernyataan kelulusan (jika sertifikat belum tersedia, disediakan oleh Universitas)
  • Sertifikat Kursus Singkat/ Program Singkat
  • Surat pernyataan sebagai peserta Program Pertukaran Tokoh Muslim Australia - Indonesia atau Program Pertukaran Pemuda Australia - Indonesia yang dibuat oleh panitia program.

Back to Top